Boekhouden zonder ergernis met het juiste programma

In ons land zijn er inmiddels circa 2 miljoen ondernemingen. Van ZZP tot multinational moeten die (vrijwel) allemaal een boekhouding bijhouden voor de belastingdienst. Die administratie moet compleet, correct en inzichtelijk zijn. Dat laatste houdt in dat een schoenendoos vol bonnetjes en facturen niet genoeg is. De controleur van de belastingdienst kan een boekhouding ook ‘verwerpen’. Dat betekent dat er aanslagen worden opgelegd op basis van schattingen en de aangiften van de ondernemer niet meer worden gevolgd. Maar behalve de wettelijke verplichting is een boekhouding ook een zeer nuttig gereedschap om de vinger op de zakelijke pols te houden. Hoe loopt het met de omzet, betalen klanten op tijd en voldoe jij ook aan je financiële verplichtingen? Allemaal zaken die je eenvoudig kan checken als de boekhouding in orde is.

Hoe kies je het juiste boekhoudprogramma?

Als ZZP gebruik je een andere boekhouding dan als een multinational, daar hoeft niet lang over gediscussieerd te worden. Er is ook erg veel keuze in boekhoudprogramma’s. Inmiddels zijn er zoveel verschillende mogelijkheden dat je het beste kan kijken bij een onafhankelijke vergelijker om een eerste selectie te maken. Een boekhouding is meer dan het op de rij zetten van cijfertjes en ook hier heeft het internet zijn intrede gedaan. De belangrijkste extraatjes van een modern boekhoudprogramma zijn:

1. Maken van verkoopfacturen

Dat klinkt wellicht overbodig als er maar een beperkt aantal facturen worden gemaakt per maand. Toch is dit in het  algemeen meer effectief omdat hierdoor de facturen ook automatisch in de administratie kunnen worden opgenomen en er minder fouten worden gemaakt.

2. Automatische boekingen

De techniek schrijdt voort en dat houdt in dat een aantal zaken automatisch kunnen worden verwerkt. Denk bijvoorbeeld aan de mutaties op je zakelijke bankrekening of het verwerken van digitale facturen die je binnenkrijgt. Hiervoor heb je echter wel enige extra kennis van zowel boekhouden als automatisering nodig.

3. Loonadministratie

Het onderdeel loonadministratie is het meest complexe onderdeel van een boekhouding. Je hebt immers te maken met werknemers die een loonstrook moeten krijgen, de belastingdienst en de bedrijfsverenigingen. De regelgeving hieromtrent is complex en verandert zeer regelmatig. Heb je geen personeel dan hoef jij je daar geen zorgen over te maken. Indien je wel een loonadministratie moet bijhouden, is een cursus vrijwel onvermijdelijk tenzij je deze klus uitbesteedt.

Kopen of ‘huren’

Als jij een boekhoudpakket hebt gevonden dat echt past bij jouw onderneming kun je de software kopen en installeren op jouw computer. Daarna ben je zelf dan ook verantwoordelijk voor updates en back-up. Bij veel pakketten kan je echter ook in de ‘cloud’ werken, tegen een vaste vergoeding per maand. Dan wordt updaten en back-ups maken voor je gedaan en kun je bijvoorbeeld ook thuis eenvoudig je boekhouding inzien. Ook hier is gewoon maatgevend wat jou het meest aanstaat, vaak is het mogelijk om eerst een tijdje proef te draaien.

Het verzorgen van de boekhouding is voor veel nieuwe ondernemers bepaald geen hobby.  Onbekendheid en onzekerheid kunnen dan wel eens voor opstartproblemen zorgen. Zorg  echter dat je administratie  op orde is, niet alleen omdat de wet je daartoe verplicht maar ook omdat het voor jou voordelen biedt.