Een sportevenement organiseren: 7 tips
Sportevenementen zijn gezond, zorgen voor een sterkere band tussen de deelnemers én zijn ook nog eens leuk. Wil jij binnenkort een sportevenement organiseren, maar heb je nog wat extra hulp nodig? In dit artikel zetten we 7 handige tips voor het organiseren van een sportevenement op een rijtje:
1. Houd rekening met de doelgroep
Een sportevenement heeft geen kans van slagen als het programma niet speciaal is ontworpen voor de doelgroep. Het is daarom handig om een enquête af te nemen onder de doelgroep om de behoeften en wensen in kaart te brengen én draagvlak te creëren. Het resultaat? Een overzicht met activiteiten die écht bij jouw doelgroep passen.
2. Vul het programma zo goed mogelijk in
Houd rekening met het doel van het evenement en de verschillende doelgroepen bij het invullen van het programma. Denk bijvoorbeeld aan activiteiten voor ouders en kinderen (bijvoorbeeld sport spellen), voor mannen en vrouwen en van hoge en lage intensiteit. Wil je bijvoorbeeld een sportevenement voor moeders organiseren? Zorg er dan voor dat er kinderopvang is geregeld. Ook de muziekkeuze voor het evenement is belangrijk. Tip: zorg voor een knallend begin én einde.
3. Regel de juiste docenten
Voor sportevenementen is het noodzakelijk om professionele docenten in te huren. Raadpleeg hiervoor de Sportraad en vergeet niet om de gemaakte afspraken zwart op wit te bevestigen.
4. Zorg voor passende ruimtes
Voor elke activiteit moet een passende ruimte vrijgesteld worden. Maak een rooster met de personen die bij de activiteit aanwezig zullen zijn en reserveer de ruimtes op tijd. Niet vergeten: genoeg beweegruimte en ventilatie is erg belangrijk.
5. Begin op tijd met het werven van deelnemers
Een goede manier van het werven van deelnemers is essentieel voor het succes van het evenement. Afhankelijk van de doelgroep kun je verschillende communicatiemiddelen inzetten. Denk bijvoorbeeld aan: een website, social media kanalen, flyers, posters, een advertentie in de krant of op internet.
6. Vergeet de puntjes op de i niet
Zorg voor een goed in elkaar gezet draaiboek waar nauwkeurig in staat beschreven wat er wanneer moet gebeuren, wie voor welke activiteiten verantwoordelijk is en welke spullen er nodig zijn. Ook goed om in het draaiboek op te nemen: contactgegevens van ieder die een rol speelt binnen de organisatie. Zorg naast het draaiboek ook voor een logboek én een calamiteitenplan.
7. Evalueer
Evalueer niet alleen op verschillende momenten tijdens het organiseren van het evenement, maar ook na afloop. Zo weet je de volgende keer precies wat je wel of niet hetzelfde moet aanpakken.
Veel succes met het organiseren van het sportevenement!
